Bejelentésköteles képzés
A bejelentés alapján működő felnőttképzőknek egy képzés megszervezése során az alábbi kötelezettségeknek kell eleget tenniük:
I. Résztvevői adatok bekérés, kezelés
II. Adatszolgáltatás a FAR rendszerbe
III. Oktatási azonosító kezelése, résztvevő tájékoztatása
IV. Felnőttképzési szerződés
V. Tanúsítvány (nem minden esetben)
VI. Tájékoztatási kötelezettség
VII. Képzési program készítése és FAR rendszerbe való feltöltése
VIII. Egyéb fontos információk
I. A résztvevőktől az alábbi adatokat szükséges elkérni.
- Családi és utónév
- Születési családi és utónév
- Születési hely, idő
- Anyja születési családi és utónév
- állampolgárság
- lakcím
- elektronikus levelezési cím
- legmagasabb iskolai végzettség
- ha szükséges szakképzettség, nyelvismeret, stb.
- személyes adatok kezeléséről szóló nyilatkozat
Jelentkezés, adatbekérés módja:
- papír jelentkezési lapon,
- űrlap sablonnal webfelületen
- adatkezelési hozzájárulás minden esetben legyen
Az adatszolgáltatási kötelezettségnek legkésőbb a képzés megkezdésének időpontja.
II. Az alábbi adatokat kell a FAR rendszerbe rögzíteni:
1. képzés megnevezése,
2. képzés jellege,
3. be kell jelölni: támogatott képzés, belső képzés, nyilvános képzés, zárt rendszerű távoktatás,
4. képzés helyszíne,
5. képzés kezdete, tervezett befejezése, létszáma,
6. képzés díja/fő, költségviselő adatai,
7. intézményi saját (belső azonosító),
8. résztvevői adatok (lásd: I. pontban),
9. oktatási azonosító kezelése,
III. Oktatási azonosító kezelése, résztvevő tájékoztatása
A résztvevő bevitt adatait a rendszer továbbítja az Oktatási Hivatal (OH) felé. Ha a résztvevő adatai megegyezik a központi nyilvántartás adataival, az OH hozzárendeli a résztvevőhöz az oktatási azonosítóját amit a FAR rendszerben a résztvevői adatok közé azt feltünteti. Ha nem rendelkezik a résztvevő oktatási azonosítóval, az OH automatikusan generál egyet és beteszi a FAR rendszerbe. Ha a résztvevő a bevitt adatok alapján nem beazonosítható (személyi / lakcímkártya adatok eltérnek) a FAR rendszerben hibát jelez és pontosítani kell a részvevővel az adatokat. A képző jogszabályi kötelezettsége, hogy az oktatási azonosítójáról a résztvevőt tájékoztassa, amin a FAR rendszerében megjelent.
IV. Felnőttképzési szerződés kötése:
A bejelentés alapján folyó képzéseknél nem kötelező írásban megkötni, lehet szóban illetve ráutaló magatartással is. Azonban a szerződéskötés tényét valahogyan igazolni kell, ahogyan azt is, hogy a szerződő fél a szerződés tartalmát a résztvevő megismerte.
V. Tanúsítvány:
A bejelentéses képzéseknél csak a résztvevő kérésére kell a tanúsítványt kiállítani, FAR-ból automatikusan generálható a tanúsítvány. Tanúsítvány lehet magyar, vagy magyar-angol, vagy magyar-német nyelveken. A saját Tanúsítvány kiadására is van lehetőség, ennek a formáját, tartalmát nem határozza meg semmilyen előírás.
VI. Tájékoztatási kötelezettség:
A bejelentést követően az intézménynek kiállítják a nyilvántartási számát. A nyilvántartási számot mindenhol (képző weboldalán is) kötelező feltüntetni, továbbá az összes képzési dokumentumon, szerződésen, jelentkezési lapon, adatkezelési nyilatkozaton, jelenléti íven, stb.
A bejelentési nyilvántartási számot (B/202…/…) bejelentésköteles képzéseknél, az engedélyszámot (E/202…/…) engedélyköteles képzéseknél kell használni. Az általános anyagokon mindkét számot fel kell tüntetni.
VII. Képzési program készítése és FAR rendszerbe való feltöltése:
2024.05.10-től lépett hatályba lépett végre egy olyan előírás, ami a bejelentés alapján szervezett képzések esetén is előírja a kötelező képzési program készítést, amit a FAR-ba fel kell tölteni, de szakértővel nem kell a képzési programot minősíttetni.
Tisztességes helyen képzési programot eddig is készítettek és úgy hajtották végre ahogyan tervezve volt. A változás csak annyi, hogy 2024.05.10. naptól szervezett képzéseknél ezt a FAR-ba fel kell tölteni. Az adminisztrációnál arra kell figyelni, a képzési program minden elemét a képző nagyon pontosan dokumentáltan hajtsa végre.
VIII. /1. Az adatok bekérésnek és tárolásának módja, ideje:
A jogszabály kiköti, hogy a személyes adatokat biztonságos helyyen kell tárolni és az adatkezelés megfeleljen a GDPR szabályainak. Az adatokat a felnőttképzési jogviszony (felnőttképzési szerződés megkötése) létrejöttétől számított 8. év utolsó napjáig kell megőrizni.
VIII. /2. Elégedettség mérése:
Az elégedettség mérése nem a képző feladata. A résztvevő számára a FAR automatikusan küld elégedettségmérő kérdőívet, egy linket a képzés befejezése után. A képző a határidő lejárta után 45 napon belül a saját észrevételeit is leírhatja az elégedettségméréshez. A képzőnek jogában áll képzés közben elégedettséget mérni, azonban a képzési programon nem változtathat menet közben.
VIII. /3. Ügyfélszolgálat és panaszkezelés:
A bejelentéses képzésnél az ügyfélszolgálatra és a panaszkezelésre vonatkozó szabályokat nem a felnőttképzési jogszabályok írják elő, hanem a fogyasztóvédelmi törvény (1997. évi CLV. törvény a fogyasztóvédelemről),17/A.§, 17/C. §).
VIII. /4. Adatváltozás bejelentésének módja és határideje:
„Adatváltozás esetén a felnőttképző felnőttképzők nyilvántartásában szereplő adataiban bekövetkezett változást – a változásnak a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező szerv által történő átvezetésének napjától számított – nyolc napon belül köteles bejelenteni a felnőttképzési államigazgatási szervnek.”
Ez az alábbi adatokat érinti változás esetén:
Alapadatok: képző cég neve, (nyilvántartó hatóság/bíróság) nyilvántartási szám, adószám
Székhely, ha van telephely adatai.
Kapcsolattartási adatok: levelezési cím, telefonszám, email cím
Képviseletre jogosult személy adatai: viselt név, születési név, anyja neve, születési helye és ideje, állampolgársága, tisztségének megjelölése, Képviselői jogviszony kezdete és vége
Felnőttképzési tevékenységek és szolgáltatások